Erste Schritte

Umzug zwischen zwei Microsoft-365-Tenants

Beim Wechsel von einem Microsoft-365-Tenant (A) in einen anderen (B) zieht mailgrado.com E-Mails, Kontakte, Kalender und Aufgaben um – auch für viele Postfächer auf einmal mit dem Sammelauftrag. Die meiste Arbeit steckt in der richtigen Reihenfolge, weil eure Domain (z. B. firma.de) immer nur in einem Tenant hängen kann.

Vorbereitung

Im neuen Tenant B die Postfächer anlegen und lizenzieren. Solange die Domain noch in Tenant A hängt, bekommen sie vorübergehend Adressen wie anna@firmab.onmicrosoft.com.
Für beide Tenants braucht ihr einen Administrator (globaler Administrator oder Anwendungsadministrator).

Schritt 1: Umzug starten

Bisheriger Anbieter und neuer Anbieter: jeweils „Microsoft 365“.
Beim bisherigen Postfach: „Als Administrator verbinden“ – Anmeldung mit dem Administrator von Tenant A.
Beim neuen Postfach: „Als Administrator verbinden“ – Anmeldung mit dem Administrator von Tenant B.
Als neue Adressen die vorläufigen Adressen aus Tenant B eintragen (z. B. anna@firmab.onmicrosoft.com).

Nach der kostenlosen Prüfung und der Zahlung läuft der Umzug im Hintergrund. Termine werden ohne Teilnehmer angelegt, damit niemand neue Einladungen bekommt – Teilnehmer und Organisator stehen in der Terminbeschreibung.

Schritt 2: Domain umziehen (Stichtag)

In Tenant A die Domain von allen Benutzern, Gruppen und Aliasen entfernen und anschließend die Domain selbst löschen.
In Tenant B die Domain hinzufügen, per DNS bestätigen und den Benutzern als Hauptadresse zuweisen.
MX-, SPF- und Autodiscover-Einträge auf Tenant B umstellen. Ab jetzt landen neue E-Mails im neuen Tenant.

Das geht am besten an einem Abend oder Wochenende. E-Mails, die in der Zwischenzeit zugestellt werden, bleiben beim absendenden Server in der Warteschlange und kommen später an.

Schritt 3: Delta-Sync

Sobald die MX-Einträge auf Tenant B zeigen, startest du auf der Statusseite (bzw. in der Übersicht des Sammelauftrags) den Delta-Sync. Buche ihn beim Bezahlen dazu (0,99 € pro Postfach) – beim Tenant-Wechsel ist er praktisch immer sinnvoll. Er holt alles nach, was seit dem Umzug noch in Tenant A angekommen ist – auch neue Kontakte, Termine und Aufgaben. Möglich ist das bis zu 14 Tage nach dem Umzug.

mailgrado.com merkt sich bei der Prüfung die feste interne ID jedes Postfachs. Deshalb findet der Delta-Sync die Postfächer auch dann noch, wenn sie nach dem Domain-Umzug andere Adressen haben. Dafür braucht mailgrado.com die Freigabe „Grundlegende Profile aller Benutzer lesen“ (User.ReadBasic.All) – sie wird beim Verbinden automatisch mit abgefragt.

Danach

Outlook und Smartphones mit den neuen Konten verbinden (Tenant B).
In beiden Tenants die Unternehmensanwendung „mailgrado.com“ entfernen (Entra Admin Center → Unternehmensanwendungen).
Tenant A erst kündigen, wenn alles geprüft ist – dort bleiben die alten Postfächer unverändert erhalten.

Was nicht mit umzieht

Dateien (OneDrive, SharePoint), Teams-Chats und -Kanäle
Kontaktfotos, geänderte Einzeltermine von Serien sowie Checklisten und Anhänge von Aufgaben
Regeln, Signaturen und Berechtigungen auf Postfächer